Establecer valores y prioridades es inteligente y práctico, pero no es más que el inicio del camino que tenés que recorrer. Para armar una estrategia efectiva que te lleve al éxito en todos los campos laborales, hace falta que pongas en práctica una estrategia que ha probado una gran efectividad.Para planificar tu vida, debés comenzar con aquellas metas a largo plazo que concuerdan con tus valores principales. Desde ese punto, debés establecer tus metas anuales y objetivos mensuales.
En base a ellos, crearás objetivos y listas de tareas diarias. Hacer todo eso será de gran ayuda. Pero si realmente querés cambiar tu vida, tenés que aprender a establecer prioridades.
Yo no siempre supe cómo priorizar. Casi toda mi vida profesional dependí del establecimiento de metas y de las listas de tareas y estaba feliz con los resultados.
Sin embargo, cuando cumplí 50 años y empecé a escribir el newsletter Early toRise, empecé a leer sobre cómo otros líderes de negocios alcanzaron sus metas. Fue así como descubrí cuán diferente puede ser nuestro rendimiento si establecemos prioridades.
La lección más importante que aprendí la leí en The Seven Habits of Highly Effective People (Los siete hábitos de personas altamente efectivas) de Stephen Covey.
En ese libro, Covey describe una técnica para priorizar las tareas que me impresionó mucho y enseguida pasó a ser una parte central de mi proceso de planificación.
Según Covey, hay que dividir las tareas en cuatro categorías:
• Tareas sin importancia ni urgencia.
• Tareas sin importancia pero urgentes.
• Tareas importantes y urgentes
• Tareas importantes pero sin urgencia.
En la primera categoría, deberías incluir cosas tales como:
• Devolver llamadas que no son importantes.
• Responder e-mails que no son importantes.
En la segunda categoría, deberías incluir cosas tales como:
• Terminar con los preparativos de último momento para la fiesta de la oficina.
• Participar de una reunión necesaria pero que no ayuda a tu carrera
En la tercera categoría, deberías incluir cosas tales como:
• Terminar con los preparativos de último momento para una reunión importante con tu jefe.
• Hacer llamadas de último momento a clientes clave.
Y, finalmente, en la cuarta categoría, deberías incluir cosas tales como:
• Aprender a escribir mejor.
• Aprender a hablar mejor.
Cuando dividís las tareas en estas cuatro categorías, es más fácil darte cuenta de que no deberías darles ninguna prioridad a las tareas “sin importancia ni urgencia”.
De hecho, estas tareas no deberían hacerse en lo absoluto. Son una pérdida de tiempo. Sin embargo, muchas personas les dedican mucho tiempo ya que tienden a ser fáciles y a veces son del tipo de tareas que se disfrutan y no requieren un desgaste mental.
O tienen miedo a trabajar en las tareas importantes porque le temen al fracaso. Lo que es incluso peor que dedicarles tiempo a tareas que no son importantes ni urgentes es dedicarles tiempo a aquellas que no son importantes pero urgentes. Se deberían haber resuelto mucho antes de que lleguen a la etapa de crisis.
Entonces ¿cuáles son las tareas que deberías priorizar?Si te das cuenta de que le estás dedicando mucho tiempo a tareas que no son importantes, tenés un serio problema. A menos que cambies tus hábitos, es poco probable que alcances alguna de tus metas importantes.
En Seven Habits, Covey escribe que la mayoría de las personas piensan que deberían priorizar las tareas importantes y urgentes. Pero eso es un error.
Covey dice que: “Es como una potente rompiente”. “Viene un gran problema y te tira al piso y quedas aniquilado. Luchas por levantarte para enfrenar otro problema que aparece y te noquea y te tira al piso”. Estás “siendo literalmente golpeado por problemas todos los días”.
Todas las tareas urgentes, tanto las importantes como las que no lo son, son problemáticas. Son urgentes porque has descuidado algo o porque son importantes para otras personas, como para tu jefe.
En cualquier caso, necesitás encontrar la forma de mantener a la mayoría de esos problemas fuera de tu lista de tareas. Esto significa que vas a tener que cambiar algunos hábitos de trabajo, porque las tareas urgentes te van a agotar y te convertirán en un adicto infeliz al trabajo.
Si querés una transformación en tu vida, vas a tener que priorizar las tareas importantes pero no urgentes ya que son las que te van a ayudar a alcanzar tus metas más importantes y de largo plazo.
No es fácil.
Las tareas importantes pero no urgentes susurran, mientras que las tareas urgentes gritan. Pero existe una forma de hacer que las cosas críticas pero silenciosas se lleven a cabo en cuatro simples pasos:
Paso 1. Cuando planificás tus días, dividí tus tareas en las cuatros categorías mencionadas por Covey: Sin importancia ni urgencia, sin importancia pero urgentes, importantes y urgentes e importantes pero sin urgencia.
Paso 2. Vas a tener que, por supuesto, hacer todas las tareas urgentes –por lo menos hasta que mejores en el manejo de tu agenda. Además, vas a tener que encontrar la forma de eliminar las tareas que no son importantes ni urgentes.
Aun así, asegurate de incluir una tarea importante que no sea urgente que, una vez que la hayas completado, te acerque a una de tus metas a largo plazo.
Paso 3. Resaltá en tu lista aquella tarea que es importante pero no urgente. Que sea la prioridad número uno de tu día.
Paso 4. Hacé primero esa tarea antes que ninguna otra cosa. Al principio, te va a resultar difícil cumplir con una tarea que sea importante pero no urgente. Hay razones para ello.
• Como no es urgente, pensás que no es importante. Pero lo es.
• Como es una tarea que conduce a una meta que has pospuesto, estás acostumbrado a hacerla a un lado.
• Estás acostumbrado a hacerla a un lado porque pensás que no es importante y porque podés tener miedo a hacerla.
• Podés tener miedo a hacer la tarea porque sabés, en lo más profundo, que va a cambiar tu vida. Y el cambio, aunque sea bueno, da miedo.
Pero una vez que empieces a utilizar la técnica de cuatro pasos, vas a notar algo enseguida: que te sentís muy bien. Lograr algo que has estado posponiendo es energizante. Borrará algunas dudas que tenés sobre vos mismo –dudas causadas por pasar años “sin alcanzar” tus metas a largo plazo.
La energía y la confianza adicionales crecerán y te alimentarán durante el día. Esto te ayudará a alcanzar otras tareas importantes pero no urgentes.
Con el paso de los días, te vas a dar cuenta de que estás logrando un progreso medible en las metas descuidadas. En unas pocas semanas, te sorprenderá lo mucho que has hecho. Y en 52 semanas –en un corto año a partir de hoy- vas a ser una nueva persona y mucho más productiva.
Ese año igualmente va a transcurrir. Vas a pasar el tiempo de alguna forma. ¿Por qué no hacerlo tomando el mando de tu agenda? ¿Por qué no gastar ese tiempo en vos –en lo que es realmente importante para vos?
Sinceramente, Mark
FUENTE: Publicado en Inversor Global - Newsletter semanal - enviado por mail
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